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      關于2019年“浙江大學資助博士研究生開展國際合作研究與交流”項目錄取人員辦理派出和財務手續的通知

      2019年 06 月 28日 15:00
      訪問次數:12902

      2019年“浙江大學資助博士研究生開展國際合作研究與交流項目”被錄取人員按以下流程辦理派出手續:

      各位錄取同學可加入2019浙大校派QQ群以方便交流,群號574129903,請以“姓名+派出國別+派出學校”自命名。


      一、領取并簽署《資助留學協議書》

      被錄取人員出國前應按學校規定的程序和方式簽署學院(系)、錄取人員本人、擔保人三方《資助留學協議書》,協議書一式三份,簽字后一份給學院(系)(見第4點),一份給國內擔保人(為保證協議的簽署和履行,擔保人指定為錄取人員的國內指導教師),一份自己留底。

      各學院(系)指派一名代表72-3到研究生公派出國辦公室(紫金港校區西區研究生教育綜合樓812-1)以學院(系)為單位領取協議書(協議書一式三份)和資助證明,學院(系)在協議書甲方位置簽字蓋章后,將協議書(協議書一式三份)和資助證明(每人一份)發給學生。


      二、辦理因公出國手續及預借獎學金生活費

      1. 辦理浙江大學研究生因公出國手續

      請各位同學仔細閱讀并按照《浙江大學研究生因公出國或赴港澳臺申請手續辦理流程》辦理出國手續。請登陸浙江大學全日制研究生管理信息系統,在因公出國(境)模塊下填寫因公出國(境)申請,上傳邀請信掃描件。申請表“出訪任務”一欄選擇:校派-聯合培養;“其他在外費用”一欄請選擇:博士研究生開展國際合作研究與交流項目資助,并填寫授權的經費卡號;“國際旅費”一欄選擇:導師資助(或根據實際情況選擇);“國內外資助單位及方式”一欄填寫:2019年博士研究生國際合作研究與交流項目經費,出國前預支70%。填寫完整后導出打印申請表格。請導師簽署意見并簽字。

      2.預約暫借款

      各院(系)會將經費按照資助標準授權給入選的學生,學生在學校計劃財務處“綜合財務管理平臺”查看經費到賬情況。

      簽證辦好之后,學生到計財處網站預約暫借款,預支70%的生活費,打印預約借款單。

      3.學院(系)辦理出國境審批和預支70%生活費

      被錄取人員請攜帶以下資料到學院(系)研究生科或研究生因公出國(境)相關事務負責人處辦理出國審批及預借生活費手續。

      1)護照原件及有效簽證;

      2)浙江大學研究生因公出國(境)申請表原件(一式二份);

      3)三方簽好字的協議書原件一份

      4)邀請函復印件一份;

      5)資助出國留學資格證書原件;

      6預約借款單

      學院(系)審核材料后:(1)在浙江大學研究生因公出國(境)申請表簽字蓋章并在系統中出國(境)申請處審核通過;(2)收下申請表一份和協議書一份由學院(系)留檔3年;3預約借款單“經費主管”需學院(系)研究生科負責人或研究生因公出國(境)相關事務負責人簽字蓋章,“經辦人”需學生本人簽字。資助標準參考公派留學人員獎學金資助標準(研究生)(美國地區統一為1600美元/)

      4. 前往計財處外匯窗口

      按預約時間前往所在校區、預約時間前往紫金港/玉泉/西溪校區外匯窗口辦理。需附材料:

      (1) 護照原件及有效簽證;

      (2) 浙江大學因公出國或赴港澳臺人員申請表復印件;

      3)邀請函;

      4)資助出國留學資格證書原件;

      (5)預約借款單

      5. 學生憑以下材料,到中國銀行浙大支行(求是路28號)辦理外幣兌換業務

      1)各校區外匯窗口財務人員開具的“浙江省省級預算內單位因公出國用匯預算表”;

      2)各校區外匯窗口財務人員開具的“轉帳支票”;

      3)浙江大學因公出國或赴港澳臺人員申請表復印件;

      4)邀請信;

      5)資助證明;

      6)經辦人身份證。

      6. 學生憑以下材料,到各校區核算分中心辦理外幣借款手續

      1)中行回單四張(支票存根、白色水單、國內支付業務收及付款回單);

      2)浙江省省級預算內單位因公出國用匯預算表第二聯;

      3)借款單兩份(原件加復印件各一份);

      4)申請表兩份(復印件兩份);

      5)邀請函兩份(復印件兩份)。

      7. 溫馨提示:

      如果派出期限超出基本修業年限,請先在院系辦理修業年限延長。根據學校規定,學生因公出國境狀態下無法申請修業年限延長,如有需要請出國前辦理好修業年限延長,請同學留出充裕時間以辦理學位論文上傳等畢業事項,一般為3個月,例如計劃202012月畢業,應在20209月左右回國。

      如辦理簽證需要開具派遣證明/英文資助證明,請根據《【派遣證明】轉發外事處、本科生院、研究生院關于簡化學生辦理因公出國簽證所需派遣證明手續的通知》前往學院(系)開具派遣證明。

      三、派出期間與回國手續要求

      被錄取人派出期間須與國內導師和學院(系)保持聯系,每月提交學習總結給國內導師和學院(系)。

      原則上不接受因各種非客觀原因造成的延期派出、改派、提前回校等申請。在邀請單位、出訪地、出訪總天數不變的情況下,出訪人實際出訪時間異于通過的出訪時間前后2周內的,可視作按期出訪,無須申請國外狀態變更。

      受浙江大學資助博士研究生開展國際合作研究與交流項目資助公派出國進行聯合培養,出國期限一般為3-6個月。若因學習、研究需要確需變更出國時間、學校、導師的,請根據《浙江大學公派出國國外狀態變更(延期回國/提前回國/轉校/轉導師)辦理流程》在派出時間到期前一個月申請國外狀態變更,延長期限最長不超過原派出期限(校派出訪總時長不得超過1年)。

      被錄取人員應在20191130前派出。逾期未成行者、未經批準逾期未歸、評估不合格或回國后逾期未辦理回國報到手續者、未按要求完成培養環節者,本次項目資助資格將自動失效。


      五、回國報到及財務報銷

      1. 回國手續:

      回國兩周內請根據《浙江大學研究生因公出國或赴港澳臺申請手續辦理流程》辦理返校手續。

      學生研究生管理系統-因公出國境-回國資料填寫并上傳回國資料。請將(1護照個人信息頁;2出入境記錄(出入境中國大陸紅色邊檢章或行程單或登機牌或公安局出入境記錄);(3)浙江大學研究生公派出國留學總結;(42-3張在外交流工作照片等合并成一個pdf文件后作為附件上傳到系統。

      2. 預約70%獎學金生活費沖銷和30%獎學金生活費報銷:

      學生按照計財處預約報銷流程辦理報銷手續,需在計財處網站網上預約30%獎學金生活費的報銷,同時預約之前70%獎學金生活費的沖銷,在因公出國(境)申請表經費來源“其他在外費用”處核對或填寫經費卡號。

      學生本人盡早持以下材料到學院(系)研究生科或研究生出國(境)手續相關老師處審核材料并授權剩余30%的獎學金生活費。

      1護照原件及出入境記錄;

      2浙江大學研究生因公出國(境)申請表

      3)浙江大學研究生公派出國留學總結(模板請見附件)

      4)預約報銷單;

      5)相關票據(要求提供機票行程單、登機牌、支付記錄,在外住宿費發票或收據、與房東本人簽訂的租房協議、支付記錄等)。

      6資助出國留學資格證書原件

      學院(系)審核資料后:

      1)在研究生管理系統-因公出國境-回國資料審核通過;如果過了注冊時間,請學院(系)負責注冊的老師發郵件到研究生管理處學籍辦公室(wl@zju.edu.cn88981401)申請補辦注冊,請在郵件中注明學生的姓名、學號、申請補注冊的原因。

      2)在留學總結簽字蓋章,收下并將浙江大學研究生公派出國留學總結原件留檔3.

      3預約報銷單“經費主管”需學院(系)研究生科負責人或研究生因公出國(境)相關事務負責人簽字蓋章,“經辦人”需學生本人簽字。如果導師資助往返旅費、簽證費、保險費等,還需用導師經費預約因公出國報銷單,預約單上需學院(系)蓋章,“經費主管”需導師簽字,“經辦人”需本人簽字。

      3.按預約所在校區、預約時間前往各校區外匯窗口辦理。報銷所需材料:

      1)預約單;

      2)浙江大學因公出國或赴港澳臺人員申請表復印件(出國報銷使用的經費必須是出國申請表上審批的經費);

      3)邀請函;

      4)程單、登機牌、機票的支付記錄。如果乘坐非境內航空公司的航班,必須填寫《乘坐非國內航空公司航班和改變中轉地申請表》(學生用)加蓋院章,表格見財務處網站-空表下載欄;

      5)簽證費、保險費發票背面需學院(系)蓋章;

      6)在外住宿費發票或收據,如果為租房,需提供①與房東本人簽定的租房協議、②支付記錄、③房東手寫收據。如果支付房東為現金支付,需填寫④現金支付情況說明書加蓋院章,表格見財務處網站-空表下載欄;

      7)個人支付的需要報銷的每一筆消費的付款憑證(銀行卡賬單)。


      研究生培養處

      2019年628

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